俗话说“时间就是金钱”，特别是在机构设置中，这是真的. 事实上, 花费在任何流程或任务上的时间可以说是决定你的机构是否盈利的最大因素. 你的团队完成任务所需的时间太多了, 审查整个工作流程是否尽可能有效，必须成为任何机构所有者的优先事项之一.
当我们在本文中讨论“工作流”时, 我们谈论的是在你的机构中帮助客户从第一步到完成工作的所有过程. 现在让我们来仔细看看如何用一些简单的方法来改善你的代理工作流程.
第一次回顾
改善任何事情的第一步是 确定问题在哪里. 当涉及到你的代理工作流程, 你需要清楚地了解问题在哪里出现. 确定工作流程中的时间延迟并不是唯一需要注意的事情, 还有其他的挑战会导致你的工作流程效率降低，比如那些让你的团队感到缺乏动力或困惑的流程，从而拖慢了他们的速度.
那么，如何识别工作流程中的瓶颈呢? 首先要做的(也是最经济的)事情就是与你的团队交谈. 这听起来很简单, 但在你的代理机构繁忙的日常工作中，这一点经常被忽视. 询问团队的每个成员他们花最多的时间在什么上, 如果他们在治疗过程中遇到困难. 与你的团队沟通可以让你了解是什么让他们感到缺乏动力或困惑. 与我们合作的大多数机构, 我们发现，使他们的工作流程效率低下的最大问题之一是，由于机构正在努力满足需求，工作被分配给了没有所需经验的人.
作为一个非常常见的例子，在大多数情况下，数字营销人员并不是训练有素的平面设计师. 因此，当他们被要求为客户提供他们想要的结果所需的所有关键图形设计工作时，它根本没有有效地发生. 相反，这些数字营销人员要么在Youtube上花费数小时，要么在Illustrator中尝试重新创建他们从Pinterest获得灵感的模板, 或者他们通过使用免费的在线设计程序提供的模板设计来快速完成设计工作，你所有的竞争对手也在使用这些程序. 在任何一种常见情况下, 产出是低质量的，你会让你的机构面临定期流失客户的风险，并限制你的大量推荐.
发现瓶颈的另一种方法是使用项目管理工具来查看任务的进度以及任务被搁置的最常见步骤. I.E是来自客户的反馈延迟了最后期限, 或者你的团队正在等待花费太长时间完成的营销抵押品? 只有当你知道重要的信息时，你才能采取措施来改进它.
发挥你的优势
我们知道，在一个繁忙的机构环境中，可能很容易采取“所有人都在甲板上”的态度。, 这意味着任何人和每个人都可以参与进来，以便尽快为客户完成任务. 这是一种有害的态度，主要有两个原因:
1)你的客户找你做代理是因为你有他们需要的专业知识, 因此，他们希望为他们服务的团队是专业的，能够实现你所承诺的结果. 当你不把任务分配给你的机构里最有资格的人去做的时候, 这种品质开始下滑. 员工开始接手他们不应该接手的工作的另一个原因是，公司内部没有足够的能力, 这是你需要注意的非常重要的事情，因为它会导致你的代理人员过度劳累，你的客户注意到截止日期晚了，工作质量降低了.
2)当你的员工从事他们最擅长的工作时，他们会做出最好的工作. 不仅如此，这也是他们对自己的工作角色最有激情和满足感的时候. 确保不同部门或角色的人不会为了迫在眉睫的最后期限而承担他们不应该承担的任务，这一点也很重要，这样你就可以继续为员工营造一个喜欢的工作环境，这样你就会发现招聘更容易.
话虽如此, 让你的员工在他们觉得需要额外支持的地方得到反馈，这样他们就可以回到他们最初被雇佣去做的任务上，这是至关重要的，这样你就可以简化你的代理工作流程. 它还将帮助你走出下一步，即建立你的机构混合结构.
采用混合代理结构提高效率
随着英国越来越多的机构采用混合结构，“订阅员工”一词越来越受欢迎. 订阅劳动力的基本前提是给你的机构更多的能力, 不需要长期雇佣员工，成本也更低. 例如, 一些机构使用设计云来建立一个完整的设计团队，以满足他们的需求. 当他们需要为更多的客户完成更多的设计工作时, 他们只是在他们的计划中添加了另一个设计师. 通过采用这种工作方式, 你给你的机构员工提供了他们需要的帮助，让他们在更短的时间内完成更多的工作. 与内部招聘相比，成本的降低也意味着你可以在一夜之间显著提高代理机构的利润率. 例如，英国平面设计师的平均成本目前为2305英镑.66美元一个月，而我们的订制 机构计划 只需英镑如果是滚动包月合约的话，晚上749点.
改善你的代理工作流程, 用外包工具赞美你现有的团队，让他们有能力更好更快地完成工作. 如果你的营销人员需要图形设计支持，而你需要一种更实惠的方式从专门的设计师那里获得优质的设计, Design Cloud是您的解决方案. 另一个用合适的外包工具来恭维你的团队以提高生产力的例子是用类似于 Copify 为了节省写长篇内容的时间，这是达到SEO目标所必需的.
为什么要在团队中分配外包服务负责人?
如果您使用的是混合模式代理结构，并且您的团队与有助于提高生产力的外包服务和工具配对, 指派一名外包服务负责人是一种很好的做法. 这意味着你的团队成员是主要的联系人，并且负责管理服务或工具的使用效率. 例如, 您的营销经理可能会带头确定优先级，并将新用户添加到设计云队列中，以保持对所有当前图形设计工作的清晰概述. 通过在您的团队中拥有一位与服务提供者密切合作的关键沟通者, 您可以使沟通尽可能顺畅，从而提高整个团队获得所需支持的便利性. 结果? 更好的工作流程，减少因沟通不畅而造成的延迟.
鼓励交流文化
确保你鼓励跨部门和团队内部的公开交流是非常重要的. 例如, 鼓励你的销售和营销团队之间更好的沟通将帮助你更快地产生更好的质量线索. 如何? 您的销售团队将能够要求他们实际需要的营销担保来完成交易, 而不是你的营销团队认为可能有效的方法. 一个很好的例子是，一个营销人员认为一个更好看的演示平台是至关重要的, 然而，每天在第一线与客户交谈的销售人员知道，他们迫切需要的是案例研究. 直到这两个部门之间有更好的沟通, 这些问题不会得到解决，你的代理机构也不会像它在产生和转化潜在客户方面那样高效.
你如何鼓励内部和部门之间的沟通? 在Design Cloud, 尽管我们的英国团队目前正在远程工作, 我们喜欢每天早晚在Slack上开一个完整的团队会议. 另外, 我们通过设立部门Slack频道和一个完整的小组来鼓励更好的沟通. 其他鼓励公司内部更好沟通的方法包括1:1的会议和公司内部通讯，让每个人都能了解公司的最新情况. 使用Asana或Monday等提高效率的工具.Com可以让你的员工很好地了解他们团队的每个成员都在做什么, 帮助团队沟通达成目标所需帮助的另一种好方法是什么.
在这个博客中, 我们已经讨论了一些方法，你可以帮助使你的代理工作流程更有效率，不会打破银行，这是你今天可以实施的快速改进. 从改善沟通到找到合适的外包工具, 有很多方法可以帮助整个机构的流程更顺利地运行，并鼓励客户提供更好的反馈，让员工更快乐. 如果您想在未来的项目中与Design Cloud合作，请在这里与我们联系.
